Privacyverklaring

DELA hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy van alle personen van wie zij gegevens verwerkt. Onder DELA wordt verstaan Coöperatie DELA, gevestigd op de Oude Stadsgracht 1 te 5611 DD Eindhoven, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 17012026, waaronder begrepen alle activiteiten uitgevoerd binnen de DELA groep, waaronder DELA Holding N.V., DELA Natura- en Levensverzekeringen N.V., DELA Uitvaartverzorging N.V. en alle daaraan gelieerde maatschappijen. DELA behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en in overeenstemming met de bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Volgens deze wetten is DELA verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit betekent dat DELA de doelen en de middelen voor de verwerking van gegevens bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke eisen. Verder houdt DELA zich aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars. Dit betekent concreet dat persoonsgegevens door DELA op rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze worden verwerkt. In deze Privacyverklaring informeren wij jou hoe wij dat doen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle personen die in dienst zijn of externe medewerkers (zoals uitzendkrachten, gedetacheerden, ZZP’ers) . Daarnaast verwerkt DELA ook gegevens oud-personeelsleden en van personen die aangegeven hebben werkzaam te willen zijn voor DELA (sollicitanten). Ook op hen is deze Privacyverklaring van toepassing.

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Het kan met betrekking tot  deze verklaring gaan om jouw naam en (privé-)contactgegevens en elk ander gegeven dat aan jou gekoppeld is of kan worden, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, personeelsnummer, BSN, locatiegegevens, inlogcode, gegevens over verzuim, bankgegevens, etc.

Onder een verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan. Je kunt hierbij denken aan het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, doorzenden of vernietigen van gegevens.

DELA verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met het doel de arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht uit te voeren, de personeels- en salarisadministratie uit te voeren, de pensioenaanspraken te kunnen regelen en personeel te werven en te selecteren. Verder voor diverse doelen die hiermee samenhangen, waaronder het uitvoeren van het personeelsbeleid, de verzuimregistraties en het beheren van verzuimdossiers, interne controle en bedrijfsbeveiliging, scholing en opleiding, de behandeling van geschillen, het doen uitoefenen van de accountantscontrole en alle overige (wettelijke) taken die volgen uit de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht. Verder verwerkt DELA jouw gegevens indien je je hebt aangemeld voor de Voorelkaar app. DELA zal per doel alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens verwerken.

DELA gebruikt jouw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming. Je gegevens worden wel gebruikt voor analyses met als doel het HR-beleid te verbeteren.

Volgens de AVG kunnen wij jouw persoonsgegevens alleen rechtmatig verwerken als daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. DELA hanteert voor sollicitanten, medewerkers en andere personen die werkzaam zijn voor DELA de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

Gezondheidsgegevens
In het kader van verzuim kan het zijn dat gegevens hierover worden verwerkt. Dit gebeurt alleen door bevoegde personen en instanties, waaronder (bedrijfs-)artsen en UWV. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.

Lidmaatschap vakbond
DELA biedt medewerkers de mogelijkheid om de contributie van het lidmaatschap van een vakbond te declareren. Medewerkers dienen zich zelf te melden bij de personeelsadministratie als zij in aanmerking willen komen voor de vergoeding. De werknemer geeft DELA uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van het bewijs van lidmaatschap voor de vakbond voor het specifieke doel om de vergoeding uit te kunnen keren. De werknemer kan de toestemming op elk gewenst moment weer intrekken

Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de medewerker zelf. Er kunnen gegevens door anderen aangeleverd worden zoals door een assessmentbureau. Hiervoor heb jezelf toestemming gegeven. Ook ontvangt DELA een signaal van AON als je een collectieve zorgverzekering afsluit op basis waarvan DELA de maandelijkse werkgeversbijdrage verhoogt.

DELA kan voor het screenen van medewerkers en sollicitanten gebruik maken van een EVR-toetsing. Dit is een toetsing van deze persoon in het Externe Verwijzings Register dat onderdeel is van de CIS-databank. Het screenen gebeurt conform het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI).

DELA zal gegevens van medewerkers alleen verstrekken aan personen die belast zijn met of leiding geven aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken.

Naast de medewerkers van de afdeling HR, de afdeling facilitaire zaken, de afdeling IT en de betrokken leidinggevenden, kunnen dat ook externe personen of organisaties zijn, waaronder:

DELA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. DELA heeft een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en met inachtneming daarvan fysieke en elektronische maatregelen getroffen.

DELA heeft verder een privacybeleid vastgesteld. Daarmee wordt geborgd dat:

Als uitwerking van het beleid heeft DELA alle verwerkingen, waaronder ook de verwerkingen met betrekking tot het personeel, vastgelegd in een register van verwerkingsactiviteiten. In dit register is vastgelegd:

Op verzoek kun je inzage krijgen in het eigen personeelsdossier. Je kunt aan de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van DELA verzoeken om de gegevens van jouw dossier in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Uiteraard geldt dit laatste niet als DELA een verplichting heeft om de gegevens te verwerken. Verder heb je het recht om bezwaar te maken en jouw gegevens te laten overdragen. De FG handelt dit onderzoek in overleg met de verantwoordelijke HR-medewerker af.

DELA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. DELA legt de bewaartermijn vast in het verwerkingsregister. Voor sollicitanten geldt een bewaartermijn van 4 weken. DELA bewaart persoonsgegevens 2 jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden zijn beëindigd. Langer bewaren van de gegevens doet DELA alleen als het bewaren van de persoonsgegevens noodzakelijk is om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen.

Voor het uitoefenen van jouw rechten als betrokkene voor jouw persoonsgegevens en alle overige vragen met betrekking tot jouw gegevens kun je terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming van DELA. Deze kan worden bereikt via e-mail: functionarisgegevensbescherming@dela.org. Ook bij de ondernemingsraad kun je terecht met vragen over jouw privacy. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op elk besluit van DELA tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de medewerkers (WOR artikel 27 lid 1 sub k). Tot slot heeft iedereen van wie gegevens worden verwerkt het recht om hierover een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).